456По закінченню діловодного року підприємства, установи та організації незалежно від форм власності (далі – установи) з метою підготовки створених документів на архівне зберігання повинні проводити роботу по експертизі цінності документів та їх науково-технічному упорядкуванню.
Порядок підготовки документів до архівного зберігання встановлюється Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, із змінами (далі – Правила).
Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.
Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюється постійно діюча експертна комісія (далі – ЕК), що діє відповідно до положення про неї. Склад комісії визначається наказом керівника установи.
Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства (особи, відповідальної за діловодство) та архіву (особи, відповідальної за архів) установи.
Експертиза цінності документів та відбір документів на зберігання в установі проводиться за погодженою експертно-перевірною комісією Державного архіву Херсонської області номенклатурою справ – обов’язковим для кожної установи систематизованим переліком назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання.
Строки зберігання документів можуть бути постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, тимчасового (до 10 років включно), а також ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Загальні правила формування справ передбачені главою 2 розділу ІV Правил.
По результатам проведеної експертизи на упорядковані документи установи складають описи справ – архівні довідники, призначені для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку.
Відповідно до вимог пункту 1 глави 1 розділу VII Правил підготовка річних розділів зведених описів справ покладається на архів (особу, відповідальну за архів) установи, який повинен скласти їх не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві (пункт 8 глава 1 розділ VII Правил).
На документи складаються описи справ постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), з кадрових питань (особового складу). При складанні описів, окрім вищезазначених Правил, необхідно також керуватися Методичними рекомендаціями «Складення архівних описів», схвалених протоколом засідання нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 18.12.2012 № 5, де наводяться приклади та зразки складання описів справ та передмов до них. У додатку 11 Методичних рекомендацій зазначено перелік справ, що підлягають включенню до опису з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років включно) описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково на документи, строк зберігання яких на час реорганізації чи ліквідації ще не закінчився.
Разом з описами справ складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 15 до Правил), на документи, строк зберігання яких закінчився на час упорядкування.
Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2018 році, починається з 01 січня 2019 року. Справи з терміном зберігання «3 роки», які було створено у 2018 році, можна включати до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, з 01 січня 2022 року, з терміном «5 років» – тільки з 01 січня 2024 року.
Описи справ та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, подаються на розгляд ЕК установи у вигляді проєктів. Після схвалення ЕК установою проєкти подаються на розгляд ЕК архівного відділу Новокаховської міської ради та ЕПК Державного архіву Херсонської області.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності та погодження з вищезазначеними архівними установами забороняється.
Тільки після погодження з ЕК архівного відділу, ЕПК державного архіву області описи справ та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФзатверджуються керівником установи.
Шановні керівники! Для забезпечення збереженості Ваших документів просимо належним чином організувати діловодство в установі та своєчасне проведення науково-технічного упорядкування документів.
При необхідності консультаційно-методичну допомогу по проведенню експертизи цінності документів, формуванню справ у діловодстві, науково-технічному упорядкуванню документів, складанню проєктів наказів, описів справ та акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та інше Ви можете отримати в архівному відділі Новокаховської міської ради за телефоном 5 46 00, а також у приміщенні архівного відділу по вул. Гагаріна, 8 м. Нова Каховка, з дотриманням вимог карантинних заходів.
Архівний відділ
