Нова Каховка | 24 Жовтня 2021
На русском языке

Нова Каховка

Сайт Новокаховської міської територіальної громади

2021-10-13 » Новини

» До відома керівників підприємств, установ та організацій міста, що зберігають документи Національного архівного фонду України!

До відома керівників підприємств, установ та організацій міста, що зберігають документи Національного архівного фонду України!

Триває робота по складанню паспортів архівних підрозділів (далі – архівів) на підприємствах, установах, організаціях (далі – установи), які є джерелами формування Національного архівного фонду України.
Паспорт та пояснювальна записка складається щорічно керівником архіву або особою, відповідальною за архів установи відповідно до пункту 7 глави 4 розділу Х Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, із змінами (далі – Правил), за формою, наведеною у додатку 40 до Правил.
Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що зберігаються в архіві установи. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.
Відомості вносяться до паспорту на підставі описів справ. Також підставою для складання паспорта є книга надходження та вибуття документів архіву.
Заповненню паспорта передує аналітична робота, яка потребує уточнення наступної інформації:
- по який рік включно передала установа документи НАФ на постійне зберігання до державного архіву або до архівного відділу міської ради;
- по який рік включно здійснено науково-технічне опрацювання документів установи.


Паспорт складається з трьох розділів: відомості про документи, відомості про приміщення, відомості про кадри.
У першому розділі по кожному окремому показнику необхідно внести загальну кількість справ (графа 3) та їх крайні дати (графа 4), які зберігаються в архіві установи на час складання паспорта.
Графи другого розділу заповнюється за наявності окремого приміщення. У цьому розділі зазначається коротка характеристика архівосховища: площа (м2), ступінь завантаженості (%) – заповнення стелажного обладнання та шаф для зберігання документів, вид опалення, дотримання температурно-вологісного режиму (мінімальної і максимальної температури та вологості повітря протягом року), наявність протипожежних засобів ( пожежна сигналізація, система пожежогасіння, кількість вогнегасників), охоронний режим (наявність поста державної охорони, охорона сигналізації архівосховищ), наявність стелажів, шаф, робочих кімнат, читального залу. У разі відсутності окремого приміщення у пояснювальній записці до паспорта зазначаються умови зберігання архівних документів у структурних підрозділах організації. За наявності декількох архівосховищ зазначається їх кількість, місцезнаходження, характеристики кожного приміщення окремо.
У третьому розділі зазначається кількість працівників архіву установи,
якщо архів є самостійним структурним підрозділом і посаду керівника архіву
внесено до штатного розпису, зазначається прізвище, ім’я, по батькові, освіта,
фах, стаж роботи в архіві.
До паспорта архіву складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання та інш.
Паспорт та пояснювальна складається у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі або архівному відділу міської ради, другий – зберігається в установі.
Паспорт підписується керівником архіву (особою, відповідальною за
архів), із зазначенням найменування посади.
Дані паспортів архівів установ, що надаються до архівного відділу, у подальшому узагальнюються та надаються до державного архіву області.
При необхідності консультаційно-методичну допомогу по складанню та оформленню паспорта архіву Ви можете отримати в архівному відділі Новокаховської міської ради.


Архівний відділ


Навігація

Джерела:
Інформація розміщена на сайті надана Виконавчим комітетом Новокаховської міської ради або узята з відкритих джерел.

Підтримка:
Підтримку сайта виконує підприємство "Програмист" м.Нова Каховка.

Розділи сайту:
Головна | Про Місто | Влада | Бизнес | Громада | Реклама на сайті | Допомога | Підписка на новини | Про нас | Мапа сайту

Наші партнери:
www.kahovka.net | programmer.com.ua

© 1997-2021 The 9th Reality Creative Group
© 2005-2021 Новокаховський міськвиконком
Усі права захищені

Розробка веб-сайта: programmer.com.ua

Використання материалів novakahovka.com.ua дозволяється за умов посилання (для інтернет - виданнь гиперпосилання) на novakahovka.com.ua

Матеріали відмічени знаком ® публікуються на правах реклами